Met de Unit4-koppeling kun je OMS4Business verbinden met Unit4 Multivers Online. Hierdoor kunnen relevante boekhoudgegevens worden uitgewisseld en kunnen verkoopfacturen vanuit OMS4Business automatisch in Unit4 worden geboekt.
Wat doet de Unit4-koppeling?
De koppeling ondersteunt de volgende onderdelen:
- Ophalen van grootboekrekeningen uit Unit4.
- Ophalen van btw-codes uit Unit4.
- Ophalen van betalingscondities uit Unit4.
- Ophalen en koppelen van relaties/debiteuren.
- Aanmaken en bijwerken van relaties in Unit4.
- Versturen van verkoopfacturen naar Unit4.
- Automatisch ophalen van de betaalstatus van verstuurde facturen.
Hierdoor hoef je deze gegevens niet telkens handmatig tussen OMS4Business en Unit4 over te nemen.
Unit4 instellen in OMS4Business
Ga in OMS4Business naar het tandwielicoon boven in het scherm.
Ga vervolgens naar:
Financieel → Boekhouding
- Selecteer bij Administratie de administratie waarvoor je Unit4 wilt instellen.
- Selecteer bij Boekhoudpakket Unit4.
- De instellingen voor de Unit4-koppeling worden vervolgens zichtbaar.
Benodigde gegevens
Om de koppeling met Unit4 in te stellen heb je de volgende gegevens nodig:
- Api key – de OAuth2 client-ID van de Unit4-app.
- Api secret – de OAuth2 client-secret.
- Database – het administratie- of database-ID binnen Unit4.
- Dagboek – het verkoopdagboek waarin de facturen vanuit OMS4Business geboekt moeten worden.
- Endpoint URL – dit veld is alleen nodig wanneer van de standaard URL moet worden afgeweken.
Het dagboek staat standaard ingesteld op V.
Vul de benodigde gegevens in en sla de instellingen op.
Unit4 koppelen
Nadat de instellingen zijn opgeslagen:
- Klik op Koppelen.
- Je wordt doorgestuurd naar Unit4.
- Log in bij Unit4.
- Autoriseer de koppeling.
- Na een succesvolle autorisatie kan OMS4Business communiceren met Unit4.
De autorisatie werkt via OAuth2. De benodigde toegang wordt daarna automatisch vernieuwd. Je hoeft de koppeling dus niet bij iedere synchronisatie opnieuw te autoriseren.
Boekgegevens ophalen
Nadat Unit4 succesvol is gekoppeld, moeten eerst de benodigde stamgegevens uit Unit4 worden opgehaald.
Gebruik hiervoor de functie Fetch data.
OMS4Business haalt vervolgens de volgende gegevens uit Unit4 op:
- Grootboekrekeningen
- Btw-codes
- Betalingscondities
- Relaties/debiteuren
Let op: artikelen, artikelgroepen, landen en kostenplaatsen worden niet vanuit Unit4 opgehaald.
Boekgegevens matchen
Na het ophalen moeten de gegevens uit Unit4 worden gekoppeld aan de overeenkomstige gegevens binnen OMS4Business.
Gebruik hiervoor Boekgegevens matchen.
Controleer en koppel hierbij onder andere:
- Grootboekrekeningen
- Btw-codes
- Relaties
Deze koppelingen worden per administratie opgeslagen. OMS4Business gebruikt deze gegevens vervolgens om relaties en facturen correct naar Unit4 te versturen.
Relaties synchroniseren
Wanneer je een factuur naar Unit4 synchroniseert, controleert OMS4Business eerst of de bijbehorende relatie al aan een relatie in Unit4 is gekoppeld.
Is de relatie nog niet gekoppeld? Dan kan OMS4Business deze eerst automatisch als debiteur in Unit4 aanmaken.
Bij een succesvolle synchronisatie wordt de koppeling met de Unit4-relatie opgeslagen, zodat deze bij volgende synchronisaties opnieuw gebruikt kan worden.
Een relatie wordt niet verstuurd wanneer:
- Relatie niet synchroniseren bij opslaan is ingesteld.
- De betreffende relatie een prospect is.
Facturen synchroniseren naar Unit4
Een verkoopfactuur kan vanuit OMS4Business naar het verkoopdagboek in Unit4 worden gestuurd.
Voordat een factuur succesvol kan worden gesynchroniseerd, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan:
- De relatie moet aan Unit4 gekoppeld zijn.
- Op de relatie moet een betalingsconditie zijn ingesteld.
- De gebruikte grootboekrekeningen moeten met Unit4 zijn gematcht.
- De gebruikte btw-codes moeten met Unit4 zijn gematcht.
- De factuur moet minimaal één factuurregel bevatten.
Bij een succesvolle synchronisatie wordt de factuur in het ingestelde verkoopdagboek van Unit4 geboekt.
OMS4Business slaat vervolgens de koppeling met de Unit4-factuur op. Hiermee wordt voorkomen dat dezelfde factuur opnieuw wordt verstuurd.
Betaalstatus van facturen
OMS4Business controleert dagelijks de betaalstatus van facturen die daadwerkelijk naar Unit4 zijn verstuurd.
Wanneer Unit4 aangeeft dat een factuur betaald is, wordt deze factuur ook binnen OMS4Business als betaald gemarkeerd.
Facturen die al als betaald geregistreerd staan, worden daarna niet opnieuw gecontroleerd.
Juiste volgorde bij het instellen
Gebruik bij een nieuwe Unit4-koppeling de volgende volgorde:
- Ga naar Financieel → Boekhouding.
- Selecteer de juiste administratie.
- Selecteer Unit4 als boekhoudpakket.
- Vul Api key, Api secret, Database en Dagboek in.
- Sla de instellingen op.
- Klik op Koppelen en autoriseer OMS4Business in Unit4.
- Gebruik Fetch data om de stamgegevens uit Unit4 op te halen.
- Gebruik Boekgegevens matchen om de opgehaalde gegevens aan OMS4Business te koppelen.
- Controleer voordat je facturen synchroniseert of relaties, betalingscondities, grootboekrekeningen en btw-codes correct zijn ingericht.
Belangrijk: een betalingsconditie op de relatie is verplicht voor het versturen van een factuur naar Unit4. Ontbreekt deze, dan kan de factuur niet succesvol worden gesynchroniseerd.