Werk je met het boekhoudpakket Minox? Dan kun je OMS4Business daar rechtstreeks aan koppelen. Facturen die je in OMS4Business definitief maakt, komen dan automatisch in je Minox-administratie terecht. Je hoeft ze dus niet over te typen of los te importeren. In deze handleiding lees je hoe je de koppeling instelt, zowel aan de kant van Minox als in OMS4Business.
Wat doet de koppeling met Minox?
Wat wordt er naar Minox gestuurd?
- Facturen -> bij iedere definitieve factuur maakt OMS4Business een boeking in Minox, met het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het totaalbedrag. Iedere factuurregel wordt geboekt op het grootboeknummer en de btw-code die bij die regel horen. De PDF van de factuur wordt als bijlage meegestuurd.
- Relaties -> staat de klant van een factuur nog niet in Minox, dan maakt OMS4Business deze automatisch aan. Daarbij worden onder andere het debiteurnummer, de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het adres, het KvK-nummer, het IBAN en de betalingstermijn meegestuurd.
Wat wordt er uit Minox opgehaald?
- Btw-codes en relaties -> deze haal je op om ze aan je gegevens in OMS4Business te koppelen (zie Boekgegevens matchen).
- Betaalstatus -> iedere nacht kijkt OMS4Business welke facturen in Minox niet meer openstaan. Die facturen worden in OMS4Business automatisch op betaald gezet.
Goed om te weten: de vervaldatum wordt berekend uit de factuurdatum plus de betalingstermijn van de relatie. Heeft de relatie geen eigen betalingstermijn, dan wordt de standaard betalingstermijn van de administratie gebruikt.
Wat heb je nodig?
- Een Minox-abonnement met een administratie -> waarin je verkoopfacturen boekt.
- Een Minox-gebruiker met voldoende rechten -> om toestemming te geven voor een koppeling met deze administratie.
- Vier koppelgegevens -> een client ID, een client secret, het tenant ID en het administratie-ID.
- Toegang tot de financiële instellingen in OMS4Business.
Stap 1: Voorbereiding aan de kant van Minox
Minox werkt met een beveiligde koppeling. Daarbij geeft de eigenaar van de administratie eenmalig toestemming dat OMS4Business gegevens mag uitwisselen. Om die verbinding te kunnen maken, heeft OMS4Business vier gegevens nodig:
- Client ID -> de herkenningscode van de koppeling bij Minox. Minox geeft deze code uit aan de partij die de koppeling gebruikt.
- Client secret -> het geheime wachtwoord dat bij het client ID hoort. Behandel dit als een wachtwoord en deel het niet.
- Tenant ID -> de code van jouw Minox-omgeving (je licentie of klantomgeving). Hierin staan al je administraties.
- Administratie-ID -> de code van de administratie in Minox waarin de facturen moeten worden geboekt.
Zo kom je aan deze gegevens
Deze gegevens horen bij jouw eigen Minox-omgeving en administratie. Weet je niet waar je ze vindt? Vraag ze dan op bij de support van Minox. Werkt je accountant in jouw Minox-omgeving, dan kan die je ook helpen. Geef duidelijk aan voor welke administratie je de koppeling wilt maken.
Stap 2: Minox instellen in OMS4Business
Ga naar Instellingen → Financieel → tabblad Boekhouding. Werk je met meerdere administraties in OMS4Business? Dan maak je de koppeling per administratie. Elke administratie in OMS4Business hoort bij één administratie in Minox.
- Administratie -> kies de administratie die je aan Minox wilt koppelen.
- Boekhoudpakket -> kies Minox. De velden voor Minox verschijnen.
- Geactiveerd -> vink dit aan.
- client_id -> het client ID.
- Client Secret -> het client secret.
- Huurder -> het tenant ID.
- Administratie -> het administratie-ID van Minox.
Klik rechtsonder op Opslaan. Na het opslaan verschijnen bij Minox drie knoppen: Koppelen, Ontkoppel boekhouding en Gegevens ophalen. Na het ophalen heet deze laatste knop Boekgegevens matchen.
Stap 3: Koppelen en toestemming geven
- Klik op Koppelen. Je wordt doorgestuurd naar het inlogscherm van Minox.
- Log in met je Minox-gegevens.
- Minox vraagt of OMS4Business toegang mag krijgen tot je administratie. Geef toestemming.
- Je komt automatisch terug in OMS4Business, bij de financiële instellingen.
- OMS4Business haalt nu op de achtergrond de gegevens uit Minox op, zoals btw-codes en relaties. Op de knop zie je dan Boekhoudgegevens aan het ophalen. Zodra dit klaar is, verandert de knop in Boekgegevens matchen.
Tip: ben je in dezelfde browser al ingelogd in Minox met een ander account? Log daar dan eerst uit. Zo weet je zeker dat je toestemming geeft met het juiste account en voor de juiste administratie.
Stap 4: Boekgegevens matchen
Met Boekgegevens matchen geef je aan welke gegevens in OMS4Business bij welke gegevens in Minox horen. Klik op de knop om het overzicht te openen.
- Btw-codes -> koppel ieder btw-tarief uit OMS4Business (bijvoorbeeld 21%, 9% en 0%) aan de juiste btw-code in Minox. Bij het boeken van een factuur gebruikt OMS4Business deze koppeling om de juiste btw-code op iedere factuurregel te zetten. Controleer het daarom altijd, ook als OMS4Business al een voorstel heeft gedaan.
- Relaties -> staan je klanten al in Minox? Koppel de relaties uit OMS4Business dan aan de bestaande debiteuren in Minox. Zo voorkom je dat dezelfde klant twee keer in Minox komt te staan. Relaties die je niet koppelt, worden bij hun eerste factuur automatisch in Minox aangemaakt.
- Grootboeknummers -> voor Minox hoef je geen grootboeken te matchen. OMS4Business stuurt het grootboeknummer van iedere factuurregel rechtstreeks mee. Controleer wel onder Instellingen → Stamgegevens → blok Administratie → Grootboeknummers of de nummers overeenkomen met de grootboekrekeningen in Minox.
Werken met de koppeling
Facturen versturen
Je hoeft niets extra’s te doen. Zodra je een factuur definitief maakt, stuurt OMS4Business deze op de achtergrond naar Minox. Staat een definitieve factuur nog niet in Minox, dan zie je in het facturenoverzicht bij die factuur de knop Opnieuw proberen.
Als een factuur niet is doorgekomen
Lukt het versturen niet, bijvoorbeeld omdat een btw-code nog niet gekoppeld is? Dan zie je bij de factuur een melding met de reden. Los de oorzaak op en klik daarna in het facturenoverzicht bij de factuur op Opnieuw proberen (het icoon met de draaiende pijl). De factuur wordt dan nogmaals naar Minox gestuurd.
Betaalstatus
Iedere nacht vergelijkt OMS4Business de openstaande facturen met de openstaande posten in Minox. Staat een factuur in Minox niet meer open, dan wordt deze in OMS4Business automatisch op betaald gezet.
Ontkoppelen
Wil je de koppeling stoppen? Zet dan bij de financiële instellingen het vinkje Geactiveerd uit en klik op Opslaan. Met de knop Ontkoppel boekhouding wis je de gemaakte koppelingen tussen btw-codes en relaties. Doe dat alleen als je echt opnieuw wilt beginnen.
Werkt de koppeling niet?
- Geen knop Koppelen -> sla eerst de instellingen op. De knoppen verschijnen pas nadat de koppelgegevens zijn opgeslagen.
- Foutmelding bij het inloggen in Minox -> controleer of client_id en Client Secret goed zijn overgenomen, zonder spaties ervoor of erachter.
- Melding dat de verbinding is verlopen -> klik in de melding op de link om opnieuw te koppelen, of klik op Koppelen en geef opnieuw toestemming in Minox.
- Geen of verkeerde gegevens opgehaald -> controleer of Huurder en Administratie naar de juiste Minox-omgeving en -administratie wijzen.
- Factuur komt niet door -> bekijk de melding bij de factuur. Vaak ontbreekt een gekoppelde btw-code of bestaat het grootboeknummer niet in Minox. Pas dit aan en klik op Opnieuw proberen.
- Klant staat dubbel in Minox -> koppel de relatie bij Boekgegevens matchen aan de bestaande debiteur in Minox.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit, of wil je hulp bij het koppelen van Minox? Neem dan contact op met onze support afdeling. We helpen je graag verder.