Binnen OMS4Business kun je, wanneer je organsiatie uit verschillende financiële entiteiten bestaat, met meerdere administraties werken. Via Stamgegevens -> Administratie -> Administraties kom je in de inrichting van deze verschillende administraties. Hier heb je de mogelijkheid om de inrichting van bestaande administraties te wijzigen of nieuwe administraties toe te voegen.
Wanneer je op ‘+ Voeg toe‘ klikt heb je de mogelijkheid om een nieuwe administratie toe te voegen. Het bewerken van een bestaande administratie, via het potlood-icoon, leidt je naar hetzelfde scherm.
Tabblad Algemeen
In het algemene tabblad van de administratie voer je de naam van de administratie in. Het is hier ook mogelijk om een van de administratie Standaard te maken, dit is de administratie welke in OMS4Business het vaakst gekozen zal worden. Alleen administraties welke actief zijn kunnen gebruikt worden.
Daarnaast zijn de volgende velden beschikbaar:
- Administratienummer:
- Administratiecode:
- Administratie subcode:
- Werkmaatschappij voor administratie:
- Aantal dagen dat orders vooruit gegenereerd moeten worden:
- Standaard locatie van herkomst / bestemming op locatie:
Tabblad Correspondentie
In het tabblad correspondentie kan je de vanuit OMS verzonden correspondentie instellen. Bij de Afzender naam voer je de externe naam van de administratie in, welke zichtbaar gaat zijn in verzonden emails. Wanneer je in tabblad Algemeen een ‘Werkmaatschappij voor administratie’ hebt geselecteerd, wordt het e-mailadres van de gekozen werkmaatschappij gebruikt. Wanneer je in tabblad Algemeen geen werkmaatschappij hebt geselecteerd is het wel mogelijk om een afzender e-mailadres te kiezen. Staat het gewenste afzender e-mailadres er niet tussen? Dan dien je deze eerst aan te maken bij Instellingen -> Bedrijfsinformatie -> E-mailadressen.
Wanneer je van iedere verzonden email een BCC wilt sturen naar een eigen e-mailadres kan je deze toevoegen in het veld BCC. Daarnaast is het ook mogelijk om een (credit)factuur e-mailtemplate dat voor de specifieke administratie is als standaard te selecteren. Eventuele algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden welke al dan niet automatisch meegestuurd moeten worden kunnen hier ook toegevoegd worden.
Tabblad Financieel
In het tabblad Financieel worden de financiële bijzonderheden van de administratie verwerkt. Het is mogelijk om een voorvoegsel voor het factuurnummer te zetten. Tevens is het hier mogelijk om het laatst gebruikte factuurnummer te wijzigen. Een veel gebruikte wijziging is de wijziging naar het nieuwe kalenderjaar, bijvoorbeeld 2027000001. De standaard betaaltermijn wordt gebruikt om te bepalen wanneer de verzonden factuur voldaan dient te zijn.
Standaarden
Alle standaarden welke per administratie ingevuld kunnen worden overrulen de in de algemene instellingen ingevoerde gegevens. De uitleg over deze gegevens kan gevonden worden in het artikel Instellingen: Algemeen financieel. Wanneer in deze velden niets is ingevuld bij de administratie worden de algemene instellingen gebruiken. Wanneer er wel velden zijn ingevuld overschrijven deze de algemene instellingen.
Peppol
Wanneer de checkbox ‘Werkmaatschappij is leidend voor versturen facturen naar Peppol’ aan staat wordt de relatie die in tabblad Algemeen is gekoppeld als werkmaatschappij voor administratie gebruikt voor het versturen van facturen via het Peppol-netwerk. Hiermee worden de standaard instellingen overschreven met de instellingen van de geselecteerde relatie.
