Algemeen
In OMS4Business bestaat de mogelijkheid om projectenadministratie te voeren. Dit stelt je in staat om op 1 specifiek project de orders te kunnen koppelen, overzicht te houden op omzet en kosten, urenregistraties van medewerkers en betrokken contracten. Hoe je een project aanmaakt en deze gebruikt, leggen we in dit artikel uit.
Een project aanmaken
Ga naar links in de menubalk naar het menu ‘Projecten’ of naar ‘Stamgegevens –> Projecten’ en kies voor de knop ‘+ Voeg toe’
Je ziet nu een leeg project template. Hier vul je alle velden met een ‘*’ in en desgewenst ook de overige, niet verplichte, velden.
Relatie: De relatie van/voor wie het project is en die gefactureerd zal gaan worden door jullie
Adres: Het werkadres van het project. Middels het ‘+’ knopje kan hier ook een nieuw werkadres worden toegevoegd wanneer dit adres nog niet bekend is voor de gekozen relatie.
Contactpersoon: Dit is de contactpersoon die ook op orders etc. gebruikt wordt. Vaak is dit bijvoorbeeld de uitvoerder. Middels het ‘+’ knopje kan hier ook een nieuw contactpersoon worden toegevoegd wanneer deze nog niet geregistreerd is voor de gekozen relatie.
Kostenplaats: Indien je met kostenplaatsen werkt en dit hebt ingericht in de stamgegevens, kan je hier de kostenplaats selecteren waaronder dit project geboekt moet worden.
Projectnr: Dit is een zelf te kiezen nummer, meestal via een vast format. B.v. 2026001, 2026002 etc.
Administratie: Indien je gebruik maakt van meerdere administraties in de OMS omgeving, kies je hier de administratie die aan het project gekopppelt moet worden. Indien je er maar 1 hebt, selecteer je deze.
Totaal aantal uur: Dit is geen verplicht veld maar geeft je wel de mogelijkheid om een inschatting (of harde afspraak) over het totaal aantal in te zetten uren in te vullen.
Status: Keuze uit ‘Actief’ en ‘Inactief’. Hiermee geef je de actuele status van het project aan.
Omschrijving: In het omschrijvingenveld kan een algemene omschrijving van het project worden genoteerd. Hierbij kunnen bijzonderheden, benodigde materialen/grondstoffen etc. kort worden opgesomd maar ook evt. bijzonderheden rond dit project worden uitgelicht.
Verstuur Begeleidingsbrief bij orderstatus: Keuze uit de verschillende orderstatussen die in OMS4Business voorkomen. De gemaakte keuze zorgt ervoor dat evt. aangemaakte BGB’s automatisch worden verzonden naar de relatie zodra een order op dit project de gekozen status bereikt, b.v. ‘Ingepland’. Hiervoor zet je ook het vinkje ‘Verstuur begeleidingsbrief’ aan.
‘Van – ‘Tot’: Hier vul je de datum of data in waarop het project start en, eventueel, de einddatum van het project indien deze bekend is.
Werknemers: In dit veld bepaal je welke werknemers op dit project betrokken zijn en of zij bijvoorbeeld uren mogen/kunnen registreren op dit project.
Uitvoerder: In dit veld wijs je de werknemer toe die namens jullie als uitvoerder bij het project betrokken is. Of een medewerker kan worden aangemerkt als ‘Uitvoerder’ wordt bepaald door de het vinkje op de werknemer: ‘Werknemer is tevens uitvoerder’. Dit doe je via stamgegevens –> werknemers –> Potloodje achter de gewenste werknemer –> Vinkje aan op tabblad algemeen linksonderin en opslaan.
Activiteiten: In dit veld geef je aan welke activiteiten er geregistreerd kunnen worden op dit project. Waar en hoe je activiteiten aanmaakt, vind je in het artikel ‘Activiteiten aanmaken’.
Aangenomen: Vinkje aan: Hiermee bevestig je dat het project is aangenomen. Vinkje uit: Project is nog niet aangenomen.
Voor voltooien van order dient een bewakingscode toegekend te zijn: Met dit vinkje verplicht je orders van een bewakingscode te voorzien voordat deze orders kunnen worden afgerond of gefactureerd. Hoe bewakingscodes werken en hoe deze kunnen worden ingesteld lees je in de artikelen: Bewakingscodes en Instellingen: bewakingscodes en Stamgegevens: Bewakingscodes
Periodes: Voor het indelen van werkzaamheden rond een project, kunnen er activiteiten gepland worden. Hier kunnen werknemers aan worden gekoppeld en een start- en einddatum aan worden toegewezen. Dit doe je door rechtsboven op het kalender te klikken en de velden in te vullen.
Een project gebruiken op een order of contract
Wanneer je op orders en contracten een project wilt gebruiken. Zodra je een order of contractscherm hebt geopend kies je eerst het project. Vervolgens worden de relatie en het adres automatisch gevuld o.b.v. de gekozen informatie op het project.
Projectdashboard bekijken en gebruiken
Als je naar het menu ‘Projecten’ gaat en je klikt hier bij het gewenste project op het mapje, kom je in het projectdashboard terecht. Hier zie je diverse tabbladen:
– Dashboard: Dit is de startpagina van het project. Hier zie je de locatie, totalen van urenregistratie en de gekoppelde activiteiten. Dit zijn de activiteiten waarop een werknemer uren kan registreren.
– Registratie: Hier zie je het overzicht van alle urenregistraties die zijn gedaan op verschillende orders/activiteiten, evt. het bijbehorende ordernummer, wie etc. De gemaakte registratie kan hier ook worden geaccordeerd door op het vinkje te klikken. Door op het potloodje te klikken kan de gemaakte registratie nog worden aangepast/aangevuld. Hoe de urenregistratie werkt vind je terug in het artikel: Rapportages: Urenregistratie
– Documenten: Door op de ‘+ Voeg toe’ knop te klikken, kunnen projectdocumenten worden geupload. B.v. afspraken, blauwdrukken, terreinplattegronden etc. LET OP: het gaat hier niet om de documenten die je aanmaakt bij een order zoals de BGB of een orderbevestiging. Deze vind je terug op de orders.
– Financieel: Op het tabblad financieel worden alle financiele boekingen bijgehouden. Zo hou je eenvoudig overzicht op kosten en opbrengstem rond het project.
– Contracten: In het tabblad ‘Contracten’ vind je alle contracten terug die zijn gekoppelt aan het gekozen project. Vanaf dit tabblad beschik je over dezelfde functionaliteiten als in het menu ‘Contracten’. Dus orders aanmaken, contract wijzigen, exports maken etc.
– Orders: In het tabblad ‘Orders’ vind je alle contracten terug die zijn gekoppelt aan het gekozen project. Vanaf dit tabblad beschik je over dezelfde functionaliteiten als in het menu ‘Orders’. Dus orders wijzigen, bekijken, documenten bekijken/printen, exporteren etc.
– Projectphases: Maak je gebruik van AFAS dan is het ook mogelijk om de inrichting met projectfases door te trekken naar OMS en zo
Bewakingscodes
Er kan nog een extra check worden ingesteld. Dit zijn de bewakingscodes. Een bewakingscode zorgt ervoor dat degene die als uitvoerder aan een project is gekoppelt, eerst een bewakingscode moet toewijzen aan een uitgevoerde order voordat deze gefactureerd/afgerond kan worden. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in het artikel ‘Bewakingscodes’.