Wat doet de PO-nummerfunctie?
Met de PO-nummerfunctie houdt OMS een factuur vast tot de klant zijn inkoopordernummer (PO-nummer) heeft doorgegeven. Pas daarna gaat de factuur verder als gewone conceptfactuur.
Kort het verloop:
- De module PO-nummer staat aan voor de klantomgeving.
- Bij een relatie staat Verplicht PO-nummer bij concept facturen aangevinkt.
- Bij het aanmaken van facturen voor die relatie krijgt de factuur de status Wacht op PO-nummer in plaats van Concept.
- U stuurt de relatie een mail PO-nummer aanvraag met een knop naar een webpagina.
- De relatie vult daar het PO-nummer in (en kan eventueel een document uploaden), of u vult het zelf in op de factuur.
- De factuur gaat automatisch naar Concept en volgt verder het normale factuurproces. Het PO-nummer kan op de factuur-PDF worden afgedrukt.
Zolang er geen PO-nummer is, kan OMS na een ingesteld aantal dagen automatisch een herinnering sturen.
Instellen
De functie werkt alleen als de module aanstaat; zonder module zijn alle PO-velden, knoppen en de status verborgen.
Stap 1 — Module aanzetten
De module PO-nummer kan niet door de klant zelf worden ingeschakeld. Dit kan alleen door OMS4Business worden ingesteld via het klantbeheer.
Wanneer u gebruik wilt maken van deze functionaliteit, kunt u hiervoor een verzoek indienen bij onze supportafdeling. Wij kunnen de module vervolgens voor u activeren.
Stap 2 — E-mailsjablonen maken
Maak bij de e-mailsjablonen twee sjablonen aan:
- PO-nummer aanvraag — de eerste mail aan de relatie.
- PO-nummer herinnering — voor de automatische herinnering.
Gebruik in het sjabloon de variabelen {#poNumberButton} en {/poNumberButton} rond de knoptekst. Daartussen komt de knop die naar de invulpagina leidt. Verder zijn onder meer eigen naam, naam gebruiker, naam relatie, factuurnummer en werkadressen beschikbaar.
Stap 3 — Herinnering instellen
Ga naar Instellingen → Financieel, blok PO-nummer:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Verstuur PO-nummer herinnering na aantal dagen | Aantal dagen na de laatste PO-mail waarop de herinnering verstuurd wordt |
| E-mailsjabloon | Het sjabloon dat voor de herinnering gebruikt wordt |
Zijn beide velden niet ingevuld, dan stuurt OMS geen herinneringen.
Stap 4 — Relatie instellen
Open de relatie, tabblad Financieel, onderdeel PO-Number:
- Vink Verplicht PO-nummer bij concept facturen aan.
- Kies eventueel bij Documenten die meegestuurd worden met de PO-nummer aanvraag welke orderdocumenten (bijvoorbeeld werkbon of weegbon) als bijlage mee moeten. Alleen documenten die echt bestaan voor de order worden meegestuurd.
Let op: OMS kijkt naar de hoofdrelatie. Is de relatie een vestiging onder een hoofdrelatie, dan bepaalt het vinkje bij de hoofdrelatie of het PO-nummer verplicht is.
Dagelijks gebruik
Facturen aanmaken
Maak facturen zoals gewoonlijk aan vanuit de te factureren orders. Facturen voor relaties met een verplicht PO-nummer krijgen de status Wacht op PO-nummer. Direct na het aanmaken opent OMS automatisch een venster om de PO-nummer aanvraag te mailen voor precies die facturen.
PO-nummer aanvraag mailen
U kunt de aanvraag ook later sturen:
- Ga naar het factuuroverzicht.
- Selecteer de facturen met status Wacht op PO-nummer.
- Kies in het actiemenu Mail aanvraag PO-nummer.
- Controleer per administratie afzender, ontvanger, onderwerp en tekst en verstuur.
De mail gaat naar de hoofdrelatie, met een BCC als dat bij de administratie is ingesteld. In het factuuroverzicht van de relatie ziet u in de PO-kolom dat er een aanvraag of herinnering is verstuurd.
Hoe het PO-nummer binnenkomt
Er zijn drie manieren:
| Wie | Waar | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| Relatie, via de mail | Knop in de mail → webpagina met de factuurdocumenten | Vult het PO-nummer in en kan een bestand (PDF of Excel/CSV) uploaden. Na opslaan is het veld vergrendeld. |
| Relatie, via het klantportaal | Factuuroverzicht, potloodknop bij de factuur | Vult het PO-nummer in (verplicht veld). |
| Medewerker | Factuur bewerken, veld PO-nummer bovenaan | Vult het PO-nummer in en slaat de factuur op. |
In alle drie gevallen wordt het PO-nummer op de factuur opgeslagen en springt de status naar Concept. Daarna maakt u de factuur definitief zoals altijd.
Herinneringen
OMS controleert dagelijks alle facturen die nog op een PO-nummer wachten. Is het precies het ingestelde aantal dagen na de laatste PO-mail, dan gaat er een herinnering naar hetzelfde e-mailadres. Uit de code leiden we af dat elke verstuurde herinnering als nieuwe PO-mail telt, zodat de herinnering zich elke periode herhaalt tot het nummer binnen is.