Werknemer aan- en afwezigheid is een standaardfunctionaliteit binnen OMS4Business waarmee per medewerker werktijden en afwezigheden (zoals vakantie of verlof) worden vastgelegd, zodat de planning altijd een actueel beeld geeft van wie beschikbaar is voor inzet.
Inrichting per werknemer
Onder Stamgegevens → Gebruikers & Accounts → Werknemers kan een werknemer geopend worden via het map-icoon. Op het tabblad Aan- en afwezigheid worden de vaste werkdagen en eventuele uitzonderingen (afwezigheden) van de werknemer beheerd. Dit tabblad bepaalt mede welke medewerkers beschikbaar zijn voor inzet in de planning (zie Instellingen → Algemeen → Planning).
Vaste werkdagen
Per dag van de week wordt aangegeven of de werknemer standaard beschikbaar is, en zo ja, binnen welke tijden:
- Dag -> de betreffende dag van de week (maandag t/m zondag).
- Beschikbaar -> geeft aan of de werknemer op deze dag standaard werkzaam is. Een groen vinkje geeft aan dat de dag actief is; een grijs kruisje geeft aan dat de werknemer op deze dag niet standaard beschikbaar is.
- Van/tot -> de standaard begin- en eindtijd waarop de werknemer op deze dag beschikbaar is. Deze velden zijn alleen invulbaar wanneer de dag op ‘beschikbaar’ staat.
Uitzonderingen
Naast de vaste werkdagen kunnen uitzonderingen (afwezigheden) geregistreerd worden, bijvoorbeeld vakantie of verlof. Deze worden getoond in een overzicht met de volgende tabbladen:
- Huidige week -> toont de uitzonderingen die binnen de huidige week vallen.
- Huidige maand -> toont de uitzonderingen die binnen de huidige maand vallen.
- Aankomend -> toont toekomstige, nog niet verstreken uitzonderingen.
- Geschiedenis -> toont eerder geregistreerde, verstreken uitzonderingen.
Met de knop + rechtsboven kan een nieuwe uitzondering toegevoegd worden. Als type kan een beschikbaarheidstype geselecteerd worden. Deze worden aangemaakt in Stamgegevens -> Administratie -> Opties beschikbaarheid. Bestaande uitzonderingen kunnen via het potlood-icoon bewerkt en via het prullenbak-icoon verwijderd worden.
Gerelateerde instelling
De optie Toon standaard afwezigheid van werknemers in planning onder Instellingen → Algemeen → Planning bepaalt of afwezigheid van werknemers standaard zichtbaar is in het planningsscherm. Hierbij is het van belang dat bij de werknemers is aangegeven dat de beschikbaarheid in de planning getoond moet worden. Dit doe je via Stamgegevens -> Gebruikers & Accounts -> Werknemers, wijzig de werknemer met het potlood-icoon. Onderaan tabblad Algemeen activeer je ‘Laat beschikbaarheid zien in planning’.
Bij het inplannen van de chauffeur of bijrijder(s) op de wagen worden alleen de beschikbare werknemers getoond.