Algemeen
In dit artikel bespreken we hoe je urenregistraties kunt doen in OMS4Business. We nemen hierin de back-end mee maar ook de urenregistratie-app. Om uren te kunnen registreren moeten eerst de activiteiten zijn aangemaakt en moeten, moeten er activiteiten aan projecten zijn gekoppelt en medewerkers aan het project zijn toegevoegd.
– Hoe je activiteiten aanmaakt lees je in het artikel ‘Activiteiten aanmaken’.
– Hoe je medewerkers en activiteiten koppelt aan projecten zodat er op geboekt kan worden lees je in het artikel ‘Stamgegevens: Projecten’
Uren registreren in de urenregistratie app
- Start de OMS4Business app.
- Ga vervolgens naar de tegel ‘Urenregistratie’
- Klik op de balk ‘+ Nieuwe registratie’
- Vul het formulier zo volledig mogelijk in.
– De verschillende keuzevelden selecteer je met behulp van een schrollbalk
– Je kunt de datum wijzigen. Als je in het registratieoverzicht zit (2e scherm), kan je naar datums in het verleden met het pijltje naar links, links van de datum. Wanneer je dan op de balk klikt voor een nieuwe registratie, neemt hij automatisch de opgezochte datum over. De datum is ook te wijzigen in het formulier.
Een gemaakte registratie wijzigen in de app
Via het registratieoverzicht in de app is het ook mogelijk om een reeds gemaakte registratie nog te wijzigen. Hiervoor klik je op de regel, daarna op het potloodje en vervolgens pas je de gewenste velden aan.
Urenregistraties in de back-end
Vanuit de administratieve rol is het in OMS4Business mogelijk om de gemaakte urenregistraties te bekijken, accoderen, exporteren en waar nodig te corrigeren. Hiervoor ga je naar het menu ‘Rapportages’ en dan naar ‘Urenregistratie’.
In dit overzicht vind je de gebruikelijke optie om d.m.v. 1 of meerdere filters en het zoekveld je zoekgebied te verkleinen. Vervolgens kan je in dit scherm:
– Accoderen: Klik op het vinkje en er wordt een datum, tijd en medewerker ingevuld op de regel in het overzicht.
– Meer details bekijken: Door op het mapje te klikken achter een registratieregel
– Kopieren: Door op het kopieerknopje te klikken kan je een urenregistratie kopieren om een identieke registratie te maken met b.v. alleen een andere datum.
– Bewerken: D.m.v. het potloodje kan de urenregistratie bewerkt worden
– Verwijderen: Dm.v.v. het prullenbakje kan je de urenregistratie ook verwijderen.
– Nieuwe registratie: Naast het bewerken/bekijken van bestaande registraties, kan met de knop ‘+ Voeg toe’ ook een hele nieuwe urenregistratie worden gemaakt.
– Exporteren: Met de knop ‘Export’ kunnen de de geboekte registraties ook worden geëxporteerd naar Excel. Dit werkt op de reguliere manier zoals je b.v. ook order exports maakt. In het artikel ‘Order rapportages’ wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen, inclusief het maken van een vaste export template.
Order en/of urenregistratie bewerken op de orderpagina
Wanneer er een order gekoppelt is aan de gemaakte registratie, kan je ook via de orderpagina aanpassingen maken aan de tijdsregistratie. Desgewenst kan dan ook gelijk de order worden bijgewerkt indien nodig. Hiervoor klik je eenvoudig op het ordernummer. Je komt vervolgens in de ordersamenvatting terecht, waarna je rechtsboven op het potloodje kunt klikken.
Vervolgens op je op de order bewerk pagina terecht. De tijdsregistratie wordt links onderaan de pagina weergegeven in een donkergrijs vlak. Hier kan de registratie bewerkt worden door op het potloodje te klikken, de aanpassing te doen en op te slaan. Vergeet vervolgens niet om de order ook op te slaan. Alleen dan wordt de registratie bijgewerkt.
