Bij een relatie kun je aangeven naar welke e-mailadressen herinneringen voor openstaande facturen gaan. Dat kan een ander adres zijn dan het gewone factuuradres, bijvoorbeeld dat van de financiële afdeling. In deze handleiding lees je hoe je een e-mailadres toevoegt en het instelt voor herinneringen.
Voorbereiding
- Recht Relatie – Correspondentie (Wijzigen) -> nodig om het tabblad Correspondentie te zien en daar e-mailadressen toe te voegen en in te stellen. Lees meer over rechten in Hoe werken systeemrollen?
- E-mailadres -> het adres waar de klant de herinneringen wil ontvangen.
Stap voor stap: e-mailadres voor herinneringen instellen
1. Open de relatie
Ga naar Relaties en klik op de relatie.
2. Ga naar het tabblad Correspondentie
Klik op het tabblad Correspondentie. Hier staat het blok E-mailadressen.
3. Voeg het e-mailadres toe
Staat het adres er nog niet bij, klik dan in het blok E-mailadressen op het plusje en vul in:
- Type -> een vrij label om het adres te herkennen, bijvoorbeeld ‘Herinneringen’ of ‘Administratie’.
- E-mailadres -> het e-mailadres. OMS controleert of het een geldig e-mailadres is.
Klik op Opslaan.
4. Zet het belletje aan
Klik in de regel van het e-mailadres op het belletje (Activeer e-mailadres als herinnering factuur). Een gevuld belletje betekent dat het adres herinneringen ontvangt. Klik nog een keer om het weer uit te zetten. Je kunt meerdere adressen een belletje geven.
- Belletje -> e-mailadres voor herinneringen van facturen.
- Biljetje -> het icoon ernaast zet het adres als standaard factuuradres. Dat is voor de gewone factuurmail en staat los van de herinneringen.
- Sterretje -> stelt het adres in als standaard e-mailadres van de relatie.
Stap voor stap: herinnering versturen
1. Selecteer de facturen
Ga naar het overzicht Facturen en vink de facturen aan waarvoor je een herinnering wilt sturen.
2. Kies Verstuur herinneringen
Klik op met geselecteerd en kies Verstuur herinneringen. Bij Ontvanger staan de e-mailadressen met een belletje al ingevuld. Controleer de e-mail en verstuur.
Goed om te weten
- Facturen van één relatie -> de adressen met een belletje worden alleen automatisch ingevuld als alle geselecteerde facturen van dezelfde relatie zijn. Selecteer je facturen van meerdere relaties, dan blijft Ontvanger leeg.
- Geen ontvanger ingevuld -> laat je Ontvanger leeg, dan gaat de e-mail naar het standaard factuuradres van de relatie.
- Alleen bij relaties -> het belletje zie je bij de e-mailadressen van een relatie op het tabblad Correspondentie.
- E-mailtemplate -> de tekst van de herinnering komt uit een e-mailtemplate van het type Herinnering factuur.