Hulpstukken zijn losse onderdelen die je samen met een voertuig of machine inzet, zoals een sorteergrijper, een sloophamer of een bak. In OMS4Business leg je ze vast onder Stamgegevens → Transport → Hulpstukken. Per hulpstuk bewaar je de belangrijkste gegevens en de prijzen. Medewerkers kunnen in de urenregistratie aangeven welk hulpstuk ze hebben gebruikt, zodat je die uren later kunt doorbelasten aan de klant.
Voorbereiding
Voordat je hulpstukken aanmaakt, is het handig als het volgende is ingericht:
- Product voor facturatie -> het product waarmee je de inzet van het hulpstuk factureert, bijvoorbeeld ‘Huur sorteergrijper per uur’. Dit product maak je aan onder Stamgegevens → Producten.
- Rechten -> om hulpstukken te bekijken, aan te maken, te wijzigen of te verwijderen heb je dezelfde rechten nodig als voor voertuigen. Zie je het menu-item niet, vraag dan je beheerder om je rol aan te passen.
Welke gegevens leg je vast?
Een hulpstuk heeft twee tabbladen.
Tabblad Algemeen
- Kenteken -> de naam of code waarmee je het hulpstuk herkent, bijvoorbeeld een intern nummer. Dit veld is verplicht. Het is ook de naam die je ziet bij het kiezen van het hulpstuk in de urenregistratie.
- Leeggewicht -> het gewicht van het hulpstuk in kg.
- Merk en Model -> extra gegevens om het hulpstuk te herkennen.
- Opmerkingen -> vrije tekst, bijvoorbeeld over onderhoud of gebruik. Werk je met meerdere talen, dan kun je de opmerking per taal invullen.
Tabblad Financiëel
- Gefactureerd als product -> het product dat OMS gebruikt als de uren van dit hulpstuk op een order komen.
- Kostprijs per km en Kostprijs per uur -> wat het hulpstuk jou kost. De kostprijs per uur wordt gebruikt om de kosten van een urenregel met dit hulpstuk te berekenen.
- Verkoopprijs per km en Verkoopprijs per uur -> de prijzen die je hanteert richting je klant.
Stap voor stap: een hulpstuk aanmaken
1. Open het overzicht
Ga via het hoofdmenu naar Stamgegevens en kies in het blok Transport voor Hulpstukken. Je ziet nu alle hulpstukken die al zijn vastgelegd.
2. Voeg een hulpstuk toe
Klik op Voeg toe. Er opent een venster met de tabbladen Algemeen en Financiëel.
3. Vul de algemene gegevens in
Vul op het tabblad Algemeen in ieder geval het Kenteken in. Vul daarnaast het Leeggewicht, Merk, Model en eventuele Opmerkingen in.
4. Vul de financiële gegevens in
Kies op het tabblad Financiëel bij Gefactureerd als product het product waarmee je het hulpstuk factureert. Vul de kost- en verkoopprijzen per km en per uur in.
5. Opslaan
Klik op Opslaan. Het hulpstuk staat nu in het overzicht en is te kiezen in de urenregistratie.
6. Een hulpstuk wijzigen of verwijderen
Wil je een hulpstuk aanpassen, klik dan in het overzicht op het potloodje achter de regel. Via de regelknoppen kun je een hulpstuk ook verwijderen.
Hoe gebruik je hulpstukken in de urenregistratie?
In de urenregistratie (Urenregistratie) kies je bij een urenregel in het veld Hulpstukken één of meer hulpstukken die bij de werkzaamheden zijn gebruikt. OMS slaat dan per hulpstuk de Facturabele uren van de urenregel en de Kostprijs per uur van het hulpstuk op, en berekent daarmee de kosten. Meer over de urenregistratie lees je in Rapportages: Urenregistratie.
Werk je met projecten en maak je vanuit de uren een order aan, dan neemt OMS de gebruikte hulpstukken mee als aparte orderregel. Op die orderregel staat het product uit Gefactureerd als product, met als aantal het aantal facturabele uren. Zie ook Stamgegevens: Projecten.
Goed om te weten
- Heb je bij een hulpstuk geen Gefactureerd als product gekozen, dan gebruikt OMS bij het aanmaken van een order uit de uren het product dat bij de werknemer is ingesteld.
- Op de bewerkpagina van een voertuig (Stamgegevens → Transport → Voertuigen) staat ook een tabblad Hulpstukken. Daar koppel je andere voertuigen aan het voertuig, bijvoorbeeld een aanhanger of een voertuig met het type Hulpstuk. Dat is iets anders dan de lijst hulpstukken uit deze handleiding.
- Wijzigingen in een hulpstuk worden bijgehouden in de activiteitenlog, zodat je kunt terugzien wie wat heeft aangepast.