OMS Exchanger is een module waarmee twee OMS4Business-omgevingen orders rechtstreeks met elkaar kunnen uitwisselen. Dit is handig wanneer een order voor een eindklant wordt uitbesteed aan een andere partij die ook met OMS4Business werkt: in plaats van handmatig gegevens over te typen, wordt de order digitaal doorgezet naar de ontvangende partij, inclusief de statusupdates, wegingen, afbeeldingen en documenten die daarna volgen.
Module activeren
Om OMS Exchanger te kunnen gebruiken, moet de module bij beide betrokken klanten (de verzendende en de ontvangende partij) geactiveerd zijn op de omgeving. Daarnaast is het noodzakelijk dat beide betrokken klanten over de module API-toegang beschikken. Indien dit nog niet in je abonnement zit kan je contact opnemen met sales.
Instellen op de relatie
Beide partijen leggen de ander vast als relatie in hun eigen OMS4Business-omgeving. Vervolgens wordt de koppeling ingesteld bij het bewerken van deze relatie, op het tabblad Integraties:
Ontvangende partij: voeg de andere OMS-klant (de verzendende partij) toe als relatie. Bewerk de relatie en ga naar het tabblad Integraties. Klik bij het kopje ‘Ontvangen‘ op de knop ‘OMS Exchanger activeren‘. De hierbij gegenereerde gegevens (de API URL en de API sleutel) stuurt de ontvangende partij vervolgens door naar de verzendende partij.
Verzendende partij: voeg de andere OMS-klant (de ontvangende partij) toe als relatie. Bewerk de relatie en ga naar het tabblad Integraties. Vul bij het kopje ‘Verzenden‘ de API URL en de API sleutel in die je van de ontvangende partij hebt ontvangen en vink ‘OMS Exchanger actief’ aan. De instelling ‘Standaard orders naar OMS Exchanger sturen’ zorgt ervoor in de order Verstuur via OMS Exchanger al aangevinkt staat.
Een order versturen
Een order voor een eindklant kan door de verzendende partij via de OMS Exchanger naar een andere partij gestuurd worden:
- Gebruik bovenin de order de knop ‘OMS Exchanger’.
- Kies de ontvangende partij waar de order naartoe gestuurd moet worden. Hierbij zijn alleen relaties selecteerbaar die aan de Verzenden-kant van OMS Exchanger zijn ingesteld.
- Sla de order op. Onderaan de orderpagina staat het vinkje ‘Verstuur via OMS Exchanger‘, dat hierbij actief moet zijn.
Bij het versturen gaan ook de opmerkingen en leverinstructies van de order mee naar de ontvangende partij.
De order wordt vervolgens naar de ontvangende partij gestuurd. Afhankelijk van de situatie komt de order daar binnen als taak of direct als conceptorder in het dashboard.
- een conceptorder, wanneer alle gegevens al goed gematcht zijn.
- een taak, indien er aanvullende mapping nodig is. Dit is het geval wanneer de binnengekomen order gegevens bevat (bijvoorbeeld product of verpakkingstype) die bij de ontvangende partij nog niet gematcht zijn (zie hoofdstuk ‘Matchen van gegevens‘.
Matchen van gegevens
Het matchen van gegevens is noodzakelijk. Iedere OMS-omgeving heeft andere, zelfgekozen, benamingen voor producten, productgroepen, verpakkingstypes en service types. Doordat deze gegevens gematcht kunnen worden (door de ontvangende partij) kan de order worden ingeschoten met de juiste gegevens. Het matchen van gegevens kan enkel en alleen nadat een order is ontvangen. In de praktijk betekent dat dan ook dat er bij de eerste paar orders met een nieuw gematcht zal moeten worden. Daarna zal dit een enkele keer nodig zijn. Er zijn 2 manieren om de juiste gegevens met elkaar te matchen:
- Ga naar het dashboard, tabblad Taken. Open de taak met het potlood-icoon en klik op de tekst ‘Match deze hier’.
- Ga naar de relatie van de verzendende partij, klik op bewerken en ga naar integraties. Hier zie je onder het kopje ‘Ontvangen’ de knop OMS Exchanger gegevens matchen.
In de 4 verschillende tabbladen zie de producten, productgroepen, verpakkingstypes en service types welke van de order(s) vanuit de verzendende partij zijn verstuurd. Deze kunnen gematcht worden door in de kolom ‘Overeenkomst’ het juiste eigen product, productgroep, verpakkingstype of service type te koppelen. Vervolgens klik je op ‘Sla matches op’.
Wanneer er aanvullende mapping nodig is geweest dient de ontvangende partij via de knop ‘Opnieuw proberen’ de taakgegevens opnieuw te synchroniseren. Wanneer de gegevens juist zijn gekoppeld zal de melding ‘De actie is succesvol afgerond’ in beeld komen en verdwijnt, na het verversen van de pagina, de taak uit het takenscherm. De order zal nu in ‘Te verifiëren orders’ staan.
Order accepteren of weigeren
Wanneer de ontvangende partij de order accepteert:
- krijgt de order bij de ontvangende partij de status ‘aangemaakt‘;
- krijgt de order bij de verzendende partij de status ‘uitbesteed‘.
Wanneer de ontvangende partij de order weigert:
- krijgt de order bij de ontvangende partij de status ‘afgewezen‘;
- krijgt de order bij de verzendende partij weer de status ‘aangemaakt‘.
Daarnaast verschijnt er bij de verzendende partij een taak op het dashboard dat de order is afgewezen. Wanneer de ontvangende partij een opmerking heeft toegevoegd bij het afwijzen van de order zal deze zichtbaar zijn in de taak. De OMS Exchanger wordt in deze order leeggehaald zodat hier een ander OMS Exchanger contact geselecteerd kan worden.
Annuleren van de order door verzendende partij
De verzendende partij heeft de mogelijkheid om de order te annuleren via de knop ‘Annuleer order’. Op dat moment kan er een andere ontvangende partij worden gekozen in de OMS Exchanger.
Wijzigingen tijdens het proces
Indien tijdens het proces een product, verpakkingstype of het aantal verpakkingen wordt aangepast, krijgt de andere partij automatisch een taak op het dashboard, gekoppeld aan de betreffende order:
- Wijziging door de verzendende partij -> de ontvangende partij krijgt een taak. Deze wijzigingen worden doorgestuurd tot het moment dat de order is uitgevoerd.
- Wijziging door de ontvangende partij -> de verzendende partij krijgt een taak.
Belangrijk: deze wijzigingen worden niet automatisch overgenomen. Dit dient handmatig in de order aangepast te worden.
Uitvoering van de order
De ontvangende partij voert de order operationeel uit. Zodra de order bij de ontvangende partij de status ‘uitgevoerd‘ krijgt, worden de volgende gegevens automatisch doorgezet naar de verzendende partij:
- eventuele aanpassingen in de order;
- eventuele wegingen;
- eventuele afbeeldingen;
- eventuele documenten zoals de begeleidingsbrief en weegbon.
Daarnaast krijgt de order bij de verzendende partij op dat moment ook de status ‘uitgevoerd‘.
Dashboard: Orders met status uitbesteed
Op het dashboard, onder het tabblad ‘Orders met status uitbesteed‘ wordt een overzicht getoond van alle orders die zijn uitbesteed via de OMS Exchanger en welke nog niet zijn uitgevoerd. Per order zijn onder andere het ordernummer, de relatie, de uitvoerdatum en het type zichtbaar. In de kolom ‘Status uitbesteedde order’ is te zien of de order reeds is geaccepteerd door de ontvangende partij of nog niet. Bij een geaccepteerde order wordt tevens het tijdstip van acceptatie getoond in de kolom ‘Geaccepteerd op‘; bij een geweigerde order wordt dit weergegeven in de kolom ‘Geweigerd op‘. Het overzicht biedt zo in één oogopslag inzicht in de status van alle uitbestede orders.
Opmerkingen
- De tenaamstelling op documenten van het adres dat naar de ontvangende partij wordt verstuurd, is de naam van de eindklant waarop de verzendende partij de order oorspronkelijk heeft aangemaakt.