Voor het uitvoeren van een order maak je vaak kosten: een externe transporteur die voor je rijdt, een verwerker waar materiaal wordt afgezet, of de inzet van een voertuig of medewerker van een werkmaatschappij. Met de module Inkoopitems leg je deze kosten vast op de order waar ze bij horen. Omdat inkoop en verkoop dan op dezelfde order staan, zie je direct wat een order werkelijk oplevert.
Inkoopitems is een betaalde module. De optie om inkoopitems toe te voegen is alleen zichtbaar wanneer de module voor jouw organisatie actief is.
Voorbereiding: stamgegevens
Een inkoopitem verwijst altijd naar een stamgegeven, zoals een product, voertuiggroep of werknemersgroep. Zorg daarom dat de volgende gegevens vooraf zijn ingericht:
- Kostprijs -> bij voertuiggroepen en werknemersgroepen moet de kostprijs vooraf vastgelegd zijn op het tabblad Financieel van het stamgegeven. Bij producten bepaal je de prijs per eenheid tijdens het vastleggen, eventueel op basis van een prijslijst.
- Grootboekrekening (inkoopitems) -> nodig voor een volledige rapportage en voor boekhoudkoppelingen die inkoopitems synchroniseren (bijvoorbeeld AFAS).
Een inkoopitem toevoegen
- Open de order en zoek de orderregel op waarvoor je kosten wilt vastleggen.
- Klik naast de orderregel op het icoon met de tooltip Gekocht order item. Het venster Voeg toe opent.
- Kies het tabblad Interne boeking of Externe inkoop (zie hieronder).
- Vul de velden in.
- Wil je meerdere inkoopitems tegelijk toevoegen? Klik dan op + Voeg toe voor een extra regel. Met het rode prullenbak-icoon verwijder je een regel.
- Klik op Opslaan en sla daarna de order op. Het inkoopitem is nu zichtbaar op de order en in het overzicht Inkoop items.
Interne boeking of externe inkoop
| Interne boeking | Externe inkoop | |
|---|---|---|
| Wanneer | Kosten van eigen middelen of van een werkmaatschappij binnen je eigen omgeving | Kosten bij een externe leverancier of transporteur |
| Factuur | Geen externe factuur; facturatie tussen werkmaatschappijen regel je zelf | Het inkoopitem kan gekoppeld worden aan de binnengekomen inkoopfactuur |
| Specifieke velden | Ingezet door (werkmaatschappij) | Leverancier, Transporteur |
| Beschikbare types | Materiaal, Materiaalgroep, Voertuig, Voertuiggroep, Werknemer, Werknemersgroep, Product, Contract | Materiaal, Materiaalgroep, Voertuig, Voertuiggroep, Werknemer, Werknemersgroep, Product, Vrije invoer (gebruik je voor een eenmalige kostenpost waarvoor geen vast materiaal of product bestaat.) |
Velden
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Type | Het soort kostenpost, bijvoorbeeld Voertuiggroep of Product. |
| Item | Het specifieke stamgegeven binnen het gekozen type. |
| Aantal | De hoeveelheid. Je kunt dit ook automatisch laten vullen met Gebruik aantal (order item) (aantal van de orderregel), Gebruik tijdsduur (order) (tijdsduur van de order) of Gebruik afstand op order (afstand van de uitgevoerde order). |
| Prijs per eenheid | De kostprijs per eenheid, met daarnaast de eenheid (bijvoorbeeld Ton). |
| Prijslijst | De prijslijst waaruit de prijs komt. Pas je de prijs handmatig aan, dan toont dit veld Aangepast. |
| Totaal | Wordt automatisch berekend (aantal x prijs per eenheid). |
| Grootboeknr. | Standaard de waarde uit het stamgegeven; je kunt deze per inkoopitem overschrijven. |
| BTW tarief | Standaard de waarde uit het stamgegeven; je kunt deze per inkoopitem overschrijven. |
| Kostenplaats / Kostendrager | Voor de financiële verdeling van de kosten. |
| Ingezet door (werkmaatschappij) | Alleen bij interne boeking: de werkmaatschappij die het item levert. |
| Leverancier / Transporteur | Alleen bij externe inkoop: de partij waar je inkoopt. |
| Project | Koppelt het inkoopitem aan een project. |
| Referentienummer | Een eigen referentie, bijvoorbeeld het ordernummer van de leverancier. |
Type contract (alleen interne boeking)
Bij een interne boeking kun je als type een contract kiezen, bijvoorbeeld een verkoopcontract uit de administratie van de werkmaatschappij die het item levert. Na het opslaan van de order worden automatisch de orders conform dat contract aangemaakt. De leverende werkmaatschappij heeft zo direct de benodigde verkooporders, die je op de gebruikelijke manier afhandelt.
Automatisch aanmaken bij uitbesteed transport
Bij uitbesteed transport kan OMS4Business automatisch een extern inkoopitem aanmaken zodra de rit door de externe transporteur is uitgevoerd. Hiervoor wordt de prijsafspraak met die transporteur gebruikt. Zie voor meer uitleg over uitbesteed transport deze handleiding.
Je zet dit aan via Instellingen → Algemeen → Orders → sectie Inkoopitems met de optie Maak automatisch extern inkoopitem aan bij uitgevoerd uitbesteed transport.
Koppeling met de boekhouding
Werk je met een gekoppeld boekhoudpakket, dan stel je dit in via Instellingen → Financieel → Boekhouding, bij de betreffende administratie:
- AFAS: Nachtelijk automatisch versturen van inkoopitems -> goedgekeurde inkoopitems worden ’s nachts als financiële boeking naar AFAS gestuurd.
- Exact / Exact Online: Nachtelijk ophalen van inkoopitems -> inkoopboekingen uit Exact worden ’s nachts opgehaald. Zet daarnaast Inkoop items matchen aan om deze automatisch te vergelijken met wat in OMS4Business is vastgelegd.
Deze koppelingen worden per boekhoudpakket en per administratie ingericht. Twijfel je of dit voor jouw organisatie is ingericht? Neem dan contact op met de supportdesk.
Overzicht Inkoop items
Via Rapportages → kaart Inkoopitems → Inkoop items zie je alle inkoopitems bij elkaar. Met de knop Exporteren download je het overzicht als Excel-bestand.
| Filter | Toelichting |
|---|---|
| Type | Bijvoorbeeld voertuig, voertuiggroep of werknemer. |
| Extern | Interne boeking of externe inkoop. |
| Project | Filter op een specifiek project. |
| Werkmaatschappij koper / verkoper | Handig bij meerdere werkmaatschappijen binnen één omgeving. |
| Inkoopfactuur status | Geaccepteerd of Geweigerd. |
Per inkoopitem zie je onder andere het ordernummer (doorklikbaar), projectnummer, type en item, aantal en bedrag, de betrokken werkmaatschappijen, de leverancier, of het item al naar de boekhouding is verwerkt en de gekoppelde inkoop- en verkoopfactuur. Met het potlood-icoon wijzig je een inkoopitem. Is een item bij een boekhoudkoppeling niet goed verwerkt, dan kun je het opnieuw laten versturen.
Facturatie en controle
- Externe inkoop -> de factuur van de leverancier volgt vanzelf. Het inkoopitem kan aan deze inkoopfactuur gekoppeld worden. Wijkt het factuurbedrag af van wat op de order is vastgelegd, dan krijgt het inkoopitem een melding.
- Interne boeking -> de facturatie loopt via de werkmaatschappij die het item levert. Het overzicht Inkoop items kun je gebruiken als basis voor een handmatig aan te maken order of factuur. Heb je het type contract gebruikt, dan handel je de automatisch aangemaakte orders op de gebruikelijke manier af.