Uitbesteed transport

Met uitbesteed transport laat je een rit uitvoeren door een externe partij in plaats van door je eigen voertuig en chauffeur. Je legt vast wie de rit rijdt en wat dit kost, je stuurt de vervoerder een vervoersopdracht en je ziet direct op de order of deze is geaccepteerd. Je kunt uitbesteden vanaf de order zelf of, als dit is ingesteld, rechtstreeks vanuit de planning.

Wanneer gebruik je uitbesteed transport?

Je gebruikt uitbesteed transport bijvoorbeeld wanneer:

• je zelf geen voertuig beschikbaar hebt voor een rit;
• een rit structureel door een vaste transporteur wordt gereden;
• je in een drukke periode een deel van je ritten uitbesteedt om alles op tijd uit te voeren.

Uitbesteden doe je per orderregel, niet per hele order. Een order met meerdere regels kan dus deels door je eigen wagenpark worden gereden en deels door een externe partij.

Voorbereiding

Voordat je een rit uitbesteedt, zorg je dat het volgende is ingericht:

• Transporteur -> de vervoerder staat vastgelegd onder Stamgegevens → Transporteurs.
• E-mailadres voor correspondentie -> op tabblad Correspondentie van de transporteur staat minimaal één e-mailadres. Zonder e-mailadres kun je geen vervoersopdracht versturen.
• Prijsafspraken (optioneel) -> op tabblad Prijsafspraken van de transporteur leg je de afgesproken tarieven vast. Deze worden automatisch voorgesteld zodra je de transporteur op een orderregel kiest.
• Document- en e-mailtemplates -> onder Stamgegevens → Templates → Document Templates staat een document van het type Aanvraag uitbesteed transport en/of Bevestiging uitbesteed transport, met een bijbehorend e-mailsjabloon.

Prijsafspraken vastleggen

Ga naar Stamgegevens → Transporteurs, open de transporteur en kies tabblad Prijsafspraken. Via Voeg toe maak je een nieuwe prijsafspraak aan. Met het filter Status toon je alle, actieve of inactieve afspraken.

Een prijsafspraak bevat onder andere de onderstaande gegevens. De begindatum van de afspraak en de prijs zijn verplicht. De andere velden zijn optioneel. De werking hiervan is hetzelfde als de werking van een prijslijst: hoe meer er is ingevuld, hoe specifieker de prijsafspraak vastligt.

Veld	Uitleg
Begin / Einde	De periode waarin de prijsafspraak geldt.
Actief	Geeft aan of de prijsafspraak actief is. Alleen actieve afspraken worden voorgesteld.
Plaats, Postcode, Straat herkomst	Het adres waar de rit begint.
Plaats, Postcode, Straat bestemming	Het adres waar de rit eindigt.
Prijs per eenheid	Het afgesproken tarief.
Product	Het product waarvoor de prijsafspraak geldt.
Product inkoop	Het inkoopproduct waarop de kosten geboekt worden.
BTW tarief	Het BTW-tarief dat van toepassing is.
Opmerkingen	Vrij tekstveld voor je eigen toelichting.

Een orderregel uitbesteden vanaf de order

Naast elke orderregel staat een vrachtwagen-icoon. Dit icoon is grijs zolang de regel niet is uitbesteed en wordt groen zodra er een vervoerder aan is gekoppeld.

1. Ga naar Orders en open de order.
2. Klik bij de orderregel die je wilt uitbesteden op het vrachtwagen-icoon. Het venster Transporteur opent.
3. Kies het type vervoerder en de vervoerder zelf (zie hoofdstuk De vervoerder kiezen).
4. Vul optioneel het Kenteken en Leeggewicht in van het voertuig waarmee wordt gereden.
5. Kies een Contactpersoon en Adres bij de vervoerder en vul eventueel Opmerkingen in.
6. Vul de prijsgegevens in (zie hoofdstuk Prijs en inkoopnummer).
7. Kies hoe je de vervoerder informeert (zie hoofdstuk De vervoersopdracht versturen).
8. Klik op Opslaan.

Wil je een uitbesteding ongedaan maken? Verwijder dan de gekozen vervoerder en het kenteken in het venster Transporteur en sla op. De rit valt dan weer onder je eigen planning.

Staat de instelling Forceer planning op orderniveau aan, dan wordt de uitbesteding van één orderregel automatisch overgenomen op de overige regels van dezelfde order.

De vervoerder kiezen

Bovenin het venster Transporteur kies je welk type partij de rit uitvoert. Deze keuze bepaalt welke velden je daarna ziet.

Type	Wanneer gebruik je dit?
Transporteur	Een vaste vervoerder uit je stamgegevens. Alleen bij dit type werken prijsafspraken en automatische correspondentie. Dit is de meest gebruikte keuze.
Relatie	Een bestaande relatie uit je CRM. Handig voor een eenmalige of incidentele rit. Er is geen prijsafspraak of correspondentie-instelling.
Zelf	Je eigen organisatie als formele vervoerder, bijvoorbeeld voor op de CMR terwijl feitelijk een andere partij rijdt.

Bij Transporteur en Relatie kun je via Nieuw direct een nieuwe partij aanmaken zonder het orderscherm te verlaten. Vul naam en adres in; de partij wordt meteen in je stamgegevens vastgelegd.

Rijdt een partij regelmatig voor je? Leg deze dan vast als transporteur, zodat je gebruik kunt maken van prijsafspraken en automatische correspondentie.

Prijs en inkoopnummer

In het venster Transporteur leg je ook vast wat de rit je kost. Dit zijn je inkoopkosten, niet het bedrag dat je aan je klant in rekening brengt.

• Ritprijs (excl. BTW) -> het bedrag dat je met de vervoerder hebt afgesproken.
• Type -> Totaalprijs voor de hele rit of Prijs per ton.
• Product inkoop -> het product waarop de kosten geboekt worden.
• Inkoopnummer -> het referentienummer van deze kostenpost. Dit nummer wordt automatisch opgebouwd volgens de instelling Opbouw inkoopnummer, maar je kunt het ook zelf overschrijven.

Heeft de gekozen transporteur een actieve prijsafspraak voor het product, dan wordt de ritprijs automatisch ingevuld zodra je de transporteur selecteert. Bij Relatie of Zelf vul je de ritprijs altijd zelf in.

De vervoersopdracht versturen

Onderin het venster Transporteur kies je bij Uitbesteed transport hoe je de vervoerder informeert:

Optie	Wat gebeurt er?
Aanvraag uitbesteed transport	De vervoerder ontvangt een e-mail met een link waarmee hij de rit kan accepteren of afwijzen, eventueel met toelichting. Gebruik dit wanneer je eerst akkoord wilt hebben.
Bevestiging uitbesteed transport	De vervoerder ontvangt direct een bevestiging, zonder acceptatiestap. Gebruik dit wanneer de afspraak al telefonisch of op een andere manier is gemaakt.

Bij beide opties kies je ook het Document (de vervoersopdracht) en het E-mailsjabloon waarmee deze verstuurd wordt.

Let op: deze opties zijn pas beschikbaar als de transporteur minimaal één e-mailadres heeft op tabblad Correspondentie. Ontbreekt dit, dan zie je een melding dat er geen correspondentie e-mailadres is ingesteld.

Acceptatie, afwijzing en de status van de order

Zodra je de vervoersopdracht opslaat, krijgt de order automatisch de status Uitbesteed, mits de order nog niet is uitgevoerd.

Situatie	Wat gebeurt er?
Vervoerder accepteert	De order blijft op status Uitbesteed. Je ontvangt een bevestigingsmail op de e-mailadressen die bij de transporteur zijn ingesteld, met het moment van acceptatie.
Vervoerder wijst af	De order gaat automatisch terug naar status Aangemaakt en wordt gemarkeerd als Behoeft aandacht. De vervoersopdracht wordt teruggezet, zodat je een andere vervoerder kunt kiezen of de rit zelf kunt inplannen.

Bij een aanvraag kan de vervoerder via dezelfde link ook weeggegevens doorgeven en foto’s of documenten aanleveren. Deze gegevens komen automatisch terug op de order.

Uitbesteed vervoerder en overige gegevens

Besteedt je vervoerder de rit zelf weer uit aan een andere partij? Dan leg je deze vast als Uitbesteed vervoerder. Deze partij is puur informatief: hij verschijnt op documenten zoals de CMR, de begeleidingsbrief en de weegbon, maar heeft geen eigen prijsafspraak en geen invloed op de vervoersopdracht of correspondentie.

Daarnaast leg je in het venster Transporteur de volgende gegevens vast:

• CMR – verzendwijze -> Franco of Non franco; wordt afgedrukt op de CMR.
• Externe documentnummers -> kenmerken of nummers die je van de vervoerder ontvangt of aan hem meegeeft, bijvoorbeeld een afvalstroomnummer. Je kunt meerdere regels toevoegen.
• Uitvoerdatum en Vaste tijdsduur -> wanneer deze rit plaatsvindt, los van de rest van de order.

Uitbesteden vanuit de planning

Staat de instelling Bied de mogelijkheid om via de planning orders direct uit te besteden aan, dan verschijnt in de planning een apart blok Uitbesteed transport, onder je eigen voertuigen.

1. Ga naar de planning.
2. Sleep een order naar het blok Uitbesteed transport. Het venster Transporteur opent.
3. Vul de vervoerder en overige gegevens in zoals hierboven beschreven en klik op Opslaan.

Sleep je een order weer uit het blok Uitbesteed transport, dan wordt de uitbesteding verwijderd en is de order weer beschikbaar voor je eigen planning.

Plan je een order in op een voertuig dat bij een transporteur of relatie hoort (en dus niet bij je eigen wagenpark), dan wordt de rit automatisch als uitbesteed transport vastgelegd. Haal je de order van dat voertuig af, dan wordt de uitbesteding ook automatisch ongedaan gemaakt.

Staat de instelling uit, dan kun je alleen uitbesteden vanaf de order.

Overzicht in het dashboard

Via Dashboard → tabblad Uitbesteed zie je alle orders met status Uitbesteed bij elkaar. Per order zie je het ordernummer, de klant, de uitvoerdatum, de vervoerder en de status van de vervoersopdracht:

Status	Betekenis
Nog niet geaccepteerd	De vervoersopdracht is verstuurd, maar de vervoerder heeft nog niet gereageerd.
Geaccepteerd	De vervoerder heeft de rit bevestigd, inclusief het moment van acceptatie.
Geweigerd	De vervoerder heeft de rit afgewezen. De order staat weer op Aangemaakt en Behoeft aandacht.

Automatische inkoopitems

Heb je de module Inkoopitems, dan kun je instellen dat er automatisch een extern inkoopitem wordt aangemaakt zodra een uitbestede rit is uitgevoerd. Hiervoor wordt de prijsafspraak van de transporteur gebruikt. Meer hierover lees je in het artikel over inkoopitems.

Gerelateerde instellingen

Instelling	Waar vind je het?	Effect
Bied de mogelijkheid om via de planning orders direct uit te besteden	Instellingen → Algemeen → Planning	Toont het blok Uitbesteed transport in de planning.
Forceer planning op orderniveau	Instellingen → Algemeen → Planning	Neemt de uitbesteding van één orderregel over op alle regels van de order.
Opbouw inkoopnummer	Instellingen → Algemeen → Planning → Transport	Bepaalt de opbouw van het inkoopnummer. Leeg laten betekent dat er automatisch een nummer wordt gegenereerd.
Maak automatisch extern inkoopitem aan bij uitgevoerd uitbesteed transport	Instellingen → Algemeen → Orders → Inkoopitems	Maakt automatisch een inkoopitem aan na uitvoering.
Neem bij het kopiëren van een order de data van de transporteur mee naar de nieuwe order	Instellingen → Algemeen → Orders → Kopiëren	Bepaalt of een gekopieerde order de vervoerdersgegevens overneemt.
E-mailadressen en Verstuur direct bevestiging bij uitbesteed transport	Stamgegevens → Transporteurs → tabblad Correspondentie	Bepaalt waar de vervoersopdracht naartoe gaat en of een bevestiging direct verstuurd wordt. Bij Verstuur document(en) bij aanvraag/bevestiging transport kies je welke bijlagen automatisch worden meegestuurd.