De CRM-module in OMS4Business bevat een salestraject-functie waarmee je verkoopgesprekken en offertes bijhoudt per relatie. Vanuit een salestraject maak je een offerte op, stuur je deze digitaal ter ondertekening, en zet je een geaccepteerde offerte automatisch om naar een contract.
Je vindt het overzicht van alle salestrajecten via Rapportages -> Overzicht -> Sales trajecten. Vanuit een individuele relatie open je het salestraject via het tabblad Sales. Ook is het mogelijk om het salestraject als snelkoppeling toe te voegen. Zie dit artikel.
Let op: Voor het gebruik van het salestraject is het vereist dat er een documenttemplate Contract offerte is toegevoegd. Daarnaast zijn e-mailtemplates nodig voor Contract offerte en Bevestiging offerte.
Je kunt het salestrajectoverzicht ook als snelkoppeling toevoegen aan je omgeving. De snelkoppeling verschijnt dan rechtsboven in je scherm. Zie [Snelkoppelingen inrichten per account] voor meer informatie.
Voorbereiding: statussen instellen
Voordat je met salestrajecten werkt, stel je de beschikbare statussen in. Hiermee bepaal je zelf welke stappen een traject kan doorlopen, bijvoorbeeld ‘Eerste contact’, ‘Offerte verstuurd’ of ‘Geaccepteerd’.
Statussen stel je in via Stamgegevens -> Sales / CRM -> Sales traject status.
Een nieuw salestraject aanmaken
Je start een nieuw salestraject vanuit de relatie waarvoor het traject geldt.
- Ga naar CRM -> Relaties en open de gewenste relatie.
- Ga naar het tabblad Sales.
- Klik op Voeg toe om een nieuw salestraject aan te maken.
- Vul het formulier in. Velden met een * zijn verplicht.
- Het invullen van een accountmanager is optioneel. Om een bestaande werknemer toe te voegen als Accountmanager ga je naar Stamgegevens -> Gebruikers & Accounts -> Werknemers. Bewerk de juiste werknemer en activeer onderaan bij ‘Instellingen’ de functie ‘Werknemer is tevens een accountmanager’. Wanneer een accountmanager is gekoppeld aan een salestraject zal er een taak op naam van de accountmanager worden aangemaakt zodra de offerte door de klant is geaccepteerd. Wanneer er geen accountmanager is gekoppeld zal de taak worden aangemaakt en gekoppeld aan de gehele organisatie.
- Klik op Opslaan.
- Het aangemaakte salestraject staat nu in het overzicht. Klik op het mapicoontje om het traject te openen.
Een salestraject heeft een status die je bijhoudt gedurende het traject. Je kunt notities en contactmomenten toevoegen, en rechtstreeks vanuit het traject een e-mail versturen.
Contactmomenten en notities toevoegen
Binnen een salestraject houd je bij welke gesprekken er zijn gevoerd en wat er is afgesproken. Zo stem je de offerte zo goed mogelijk af op de klant.
Klik op de + om een contactmoment, notitie of document toe te voegen.
- Contactmoment -> registreer een gesprek, afspraak of andere interactie met de relatie.
- Notitie -> leg interne opmerkingen of bijzonderheden vast bij het traject.
- Document -> voeg een bijlage toe die relevant is voor dit traject, zoals een eerder verstuurde prijsopgave.
Een taak aanmaken vanuit een contactmoment
Vanuit een contactmoment maak je direct een taak aan voor een collega of jezelf. Dit is handig om opvolging te borgen.
Let op: Maak eerst taaktemplates aan voordat je taken aanmaakt. Stel eventueel ook e-mailtemplates in voor de gewenste taken, zodat de ontvanger direct per e-mail wordt geïnformeerd.
- Open of maak een contactmoment aan binnen het salestraject.
- Zet het vinkje Maak direct taak aan aan.
- Sla het contactmoment op. Er wordt direct een taakformulier geopend.
- Selecteer de gewenste taaktemplate en vul het formulier volledig in.
Je wijst de taak toe aan:
- de gehele organisatie
- een specifieke werknemer
- alle werknemers met een specifieke rol
De toegewezen taak verschijnt bij de betreffende werknemer op het Dashboard. De werknemer kan de taak bewerken via het potloodicoontje en voltooien via het groene vinkje.
Een offerte maken
Wanneer je een offerte wilt opmaken voor de relatie, doe je dat vanuit het salestraject. Het aanmaken van een offerte werkt op dezelfde manier als het aanmaken van een losse order of een contract. Als je dit al kent, kun je de offerte snel doorlopen.
- Open het salestraject en klik op + Voeg offerte toe.
- Vul het offerteformulier volledig in. Let in ieder geval op:
- Startdatum (verplicht)
- Einddatum (optioneel)
- Voeg één of meerdere producten toe aan de offerte.
- Stel indien gewenst rechtsonder een contractlimiet in, bijvoorbeeld op basis van hoeveelheid of prijs.
- Voeg eventuele extra kosten toe, zoals transportkosten of administratiekosten.
- Klik op Opslaan.
Offerte versturen
Zodra de offerte is aangemaakt, bekijk je deze en stuur je haar per e-mail naar de relatie.
- Klik op de mailknop bij de offerte.
- De standaard e-mailtemplate voor offertes wordt automatisch geladen. Gebruik je meerdere e-mailtemplates, dan kies je hier de gewenste template.
- De offerte en eerder aan het traject toegevoegde documenten worden automatisch als bijlage meegestuurd.
- Controleer de e-mail en klik op Verstuur e-mail.
Offerte digitaal laten ondertekenen
De klant ontvangt een e-mail met de offerte en kan deze digitaal ondertekenen via de knop onderaan de e-mail.
- Zodra de klant de offerte heeft geaccepteerd, verandert de status van het salestraject automatisch van Open naar Accepted.
- Vervolgens accepteer je de offerte ook als opdrachtnemer via Accepteer offerte binnen het salestraject. Na het klikken op ‘Accepteer offerte’ heb je ook de mogelijkheid om een bevestigingsmail naar de klant te versturen.
- De geaccepteerde offerte wordt daarna automatisch toegevoegd aan Contracten in het hoofdmenu.
Vanuit het contract maak je vervolgens eenvoudig orders aan op basis van de afspraken uit de geaccepteerde offerte.
Let op: Voor het gebruik van de CRM-module is het vereist dat er een documenttemplate ‘Contract offerte’ is toegevoegd. Daarnaast heb je e-mailtemplates nodig voor ‘Contract offerte’ en ‘Bevestiging offerte’.