Met taaktemplates leg je vooraf vast hoe bepaalde taken binnen OMS4Business moeten worden aangemaakt. Je kunt bijvoorbeeld een standaard taakomschrijving, prioriteit, verlooptermijn en verantwoordelijke instellen. Hierdoor hoef je bij terugkerende taken niet iedere keer dezelfde gegevens opnieuw in te voeren.
Taaktemplates openen
Ga in OMS4Business naar:
Stamgegevens → Templates → Taaktemplates
Je komt vervolgens in het overzicht met de bestaande taaktemplates.
In het overzicht zie je onder andere de naam, het type, de prioriteit, waar de taak onder valt, wanneer de taak verloopt, de taakomschrijving en wanneer de template is aangemaakt.
Je kunt het overzicht filteren, doorzoeken en eventueel exporteren.
Een taaktemplate toevoegen
Klik linksboven op + Voeg toe.
Er wordt een nieuw venster geopend waarin je de taaktemplate kunt instellen.
Algemene gegevens
Vul de volgende gegevens in:
- Naam – Geef de taaktemplate een herkenbare naam.
- Type – Selecteer het type taak. Alleen het type Standaard kan door een gebruiker worden geselecteerd bij het handmatig aanmaken van een nieuwe taak. Andere typen kunnen voor systeemtaken worden gebruikt.
- Prioriteit – Geef aan welke prioriteit een taak vanuit deze template standaard krijgt.
- Verloopt na – Vul in na hoeveel minuten de aangemaakte taak verloopt. Hiermee bepaal je de termijn waarbinnen de taak moet worden opgepakt.
- Taakomschrijving – Vul de standaardomschrijving van de taak in. Met de teksteditor kun je de omschrijving verder opmaken.
Velden met een * zijn verplicht.
Instellen waar de taak onder valt
Bij Valt onder geef je aan aan welk onderdeel de taak gekoppeld moet worden.
De beschikbare mogelijkheden zijn afhankelijk van de inrichting en het gebruik van de taaktemplate. Hiermee zorg je ervoor dat een taak bij het juiste onderdeel binnen OMS4Business terechtkomt.
Taak toewijzen
Onder Taak is toegewezen aan bepaal je wie verantwoordelijk is voor taken die vanuit deze template worden aangemaakt.
Je kunt hiervoor een werknemer en/of rol selecteren.
Daarnaast zijn er aanvullende opties:
- Neem taak op in de agenda van de medewerker – De taak wordt ook opgenomen in de agenda van de toegewezen medewerker.
- Wijs taak toe aan gehele organisatie – Gebruik deze optie wanneer de taak niet aan één specifieke medewerker of rol moet worden toegewezen, maar voor de gehele organisatie beschikbaar moet zijn.
E-mail instellen
Onder Mailen kun je instellen of bij de taak gebruik moet worden gemaakt van een e-mailtemplate.
Bij E-mail template selecteer je de gewenste template. Bij E-mailadressen kun je de adressen instellen die bij het mailen vanuit de taak moeten worden gebruikt.
Taaktemplate opslaan
Controleer na het invullen alle instellingen en sla de taaktemplate op.
De nieuwe template wordt vervolgens toegevoegd aan het overzicht bij Stamgegevens → Templates → Taaktemplates.
Wanneer het type Standaard is gebruikt, kan de template door gebruikers worden geselecteerd bij het aanmaken van een nieuwe taak.
Een bestaande taaktemplate wijzigen
Wil je een bestaande taaktemplate aanpassen? Zoek de gewenste template op in het overzicht en klik rechts op de blauwe knop met het potlood.
Pas de gewenste gegevens aan en sla de wijzigingen vervolgens op.
Taaktemplate verwijderen
Een taaktemplate kan vanuit het overzicht worden verwijderd:
- Vink de gewenste taaktemplate aan.
- Klik bovenaan op Verwijder.
- Bevestig indien gevraagd het verwijderen.
Let op: controleer voordat je een taaktemplate verwijdert of deze niet meer wordt gebruikt voor het automatisch of handmatig aanmaken van taken.