Met een account voor het klantenportaal kan een klant zelf inloggen in OMS4Business, bijvoorbeeld om zijn gegevens te bekijken of een nieuw contract aan te vragen. Je maakt dit account aan bij de relatie, op het tabblad Correspondentie. In deze handleiding lees je hoe je het account aanmaakt en welke toegang je de klant geeft.
Voorbereiding
- Recht Relatie – Correspondentie -> nodig om het tabblad Correspondentie te zien en er e-mailadressen toe te voegen. Lees meer over rechten in Hoe werken systeemrollen?
- Recht Accounts (Wijzigen) -> zonder dit recht zie je de knop Voeg toe en de bewerkknop in het blok Account niet. Voor het verwijderen van een account heb je Accounts (Verwijderen) nodig.
- E-mailadres van de klant -> het account wordt gekoppeld aan een e-mailadres dat al bij de relatie (of bij een contactpersoon van de relatie) staat.
- Rol -> bepaal vooraf welke rol de klant krijgt: een bestaande systeemrol of een rol die je zelf hebt gemaakt onder Stamgegevens.
Instellingen die invloed hebben
- Module Klantenapp -> alleen als deze module voor jouw omgeving aan staat, zie je op het tabblad App de instellingen voor de klantenapp. Die module zet OMS voor je aan.
- Module Klanten weeg app -> alleen als deze module aan staat, zie je op het tabblad App ook de instellingen voor de weegapp. Ook deze module zet OMS voor je aan.
- Aantal klantaccounts in je abonnement -> een klantaccount telt mee voor je licenties. Is het maximum bereikt, dan kun je het account pas aanmaken nadat je extra accounts hebt aangeschaft.
Stap voor stap: account klantenportaal aanmaken
1. Open de relatie
Klik in het menu op Relaties. Zoek de klant via het zoekveld boven de lijst en klik op de naam van de relatie.
2. Ga naar het tabblad Correspondentie
Klik op het tabblad Correspondentie. Aan de rechterkant zie je onder andere de blokken E-mailadressen, Contactpersonen en Account.
3. Voeg zo nodig het e-mailadres toe
Staat het e-mailadres van de klant nog niet in het blok E-mailadressen, klik dan op het plusje in dat blok. Vul het E-mailadres in en eventueel een Type (label) en sla op. Hoort het account bij een contactpersoon, dan kun je ook het primaire e-mailadres van die contactpersoon gebruiken.
4. Klik bij Account op Voeg toe
Klik in het blok Account op Voeg toe. Er opent een venster waarin je de gegevens van het nieuwe account invult.
- Naam -> is al ingevuld met de naam van de relatie; pas deze aan als dat nodig is.
- Rollen -> kies minimaal één rol. Je ziet hier de systeemrollen en de rollen die je zelf hebt gemaakt; rollen voor beheerders, administratie, chauffeurs en vertalers kun je niet aan een relatie geven.
- E-mailadres -> kies het e-mailadres uit de lijst. Je ziet de e-mailadressen van de relatie en de contactpersonen die nog geen account hebben.
Klik op Opslaan. Het account verschijnt nu in het blok Account.
5. Bewerk het account
Klik in het blok Account bij het nieuwe account op de bewerkknop (het potloodje). Op het tabblad Algemeen zie je de relatie, het e-mailadres en de Rollen; hier kun je de rollen later nog aanpassen.
6. Geef toegang tot het klantenportaal
Klik op het tabblad Portaal en vink onder Klantenportaal aan wat de klant mag:
- Toegang klantenportal -> de klant kan met dit account inloggen in het portaal van OMS4Business.
- Mag nieuwe contract aanvragen indienen -> de klant kan via het portaal een nieuw contract aanvragen.
7. Stel eventueel de app-toegang in
Klik op het tabblad App. Welke instellingen je hier ziet, hangt af van de modules die voor jouw omgeving aan staan.
- Klantenapp -> Toegang tot klantenapp, Mag orders aanmaken via klanten app, Mag adressen aanmaken via klanten app en Toon enkel projecten in Klantenapp met gekoppelde contactpersoon.
- Klanten weeg app -> Toegang tot weegapp, Mag orders aanmaken via weeg app, Mag extra handelingen doen in weegapp en Kan uitgevoerde order bekijken in weegapp.
8. Sla op
Klik op Opslaan. In het blok Account zie je met kleine pictogrammen of het account toegang heeft tot het portaal, de klantenapp en de weegapp.
9. De klant stelt een wachtwoord in
Bij het aanmaken van het account krijgt de klant een welkomstmail waarmee hij een wachtwoord instelt. Daarna logt de klant in via de inlogpagina van OMS4Business.
Goed om te weten
- Zonder vinkje geen portaal -> een relatie of contactpersoon kan alleen inloggen in het portaal als Toegang klantenportal aan staat. Een account met alleen app-toegang werkt wel in de app, maar niet in het portaal.
- Rol is verplicht -> zonder rol kun je het account niet opslaan. De rol bepaalt ook voor welk soort licentie het account meetelt; de systeemrol voor relaties telt als klantaccount.
- Maximaal aantal accounts bereikt -> krijg je bij het opslaan de melding “Let op; u heeft het maximale aantal accounts binnen uw abonnement bereikt!”, dan moet je eerst extra accounts aanschaffen. Beheerders zien in die melding direct een knop om dat te doen.
- E-mailadres wordt vergrendeld -> het e-mailadres van het account krijgt in het blok E-mailadressen het label “Account” en kun je daar niet meer bewerken of verwijderen. Verwijder je het account, dan komt het e-mailadres weer vrij.
- Wachtwoord opnieuw sturen -> is de klant zijn wachtwoord kwijt, klik dan in het blok Account op Wachtwoord resetten. De klant krijgt dan een mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.