Voor de uitvoering van een klantorder kan het nodig zijn om producten of diensten van werkmaatschappijen of externe leveranciers te betrekken. Deze zogenaamde ‘Inkoop items’ kunnen in een order worden vastgelegd met de optie ‘Gekocht order item’ vanuit de orderinvoer. Afhankelijk van de situatie en de gekozen werkwijze kan er een rapportage worden gemaakt van gekochte order items of kunnen er geautomatiseerd orders worden gegenereerd voor de koop van items bij werkmaatschappijen.

Toevoegen van inkoop items

Inkoop van items ten behoeve van een klantorder kan betrekking hebben op onder meer producten, voertuiggroepen of werknemersgroepen. Deze dienen dan ook als stamgegevens te zijn toegevoegd. 

Belangrijk is verder dat in de betreffende stamgegevens ook een kostprijs is vastgelegd. Voor producten geldt dat de (kost)prijs per eenheid bij vastlegging kan worden bepaald, al dan niet aan de hand van een voorgestelde prijs uit een prijslijst. Voor voertuiggroepen en werknemersgroepen geldt dat de kostprijs op voorhand moet zijn vastgelegd in het betreffende stamgegeven op het tabblad ‘Financieel’.

Afb. Grootboekrekening inkoop op product

Om de rapportage van gekochte order items aan te vullen of om voor specifieke boekhoudkoppelingen (AFAS) inkoopitems betrokken van werkmaatschappijen direct met de boekhouding te synchroniseren, dienen betreffende stamgegevens te worden aangevuld met een grootboekrekening (inkoopitems).

Afb. Grootboekrekening en kostprijs inkoop op voertuiggroep

Vastleggen van inkoopitems op order

De voor een klantorder benodigde inkoopitems worden vanuit de orderinvoer vastgelegd met de optie ‘Gekocht order item’.

Afb. Optie ‘Gekocht order item’ (omlijnd)

Items die worden betrokken van werkmaatschappijen worden toegevoegd als ‘Interne boeking’. Items die worden betrokken van externe leveranciers worden toegevoegd als ‘Externe inkoop’.

Afb. Toevoegen ‘Gekocht order item’

Na het toevoegen van inkoopitems en het aansluitend opslaan van de order, worden ingekochte items toegevoegd aan het overzicht ‘Inkoop items’ onder ‘Rapportages’.Waar het een ‘Interne boeking’ betreft wordt aanvullend de mogelijkheid geboden om een item toe te voegen van het type contract. Te denken valt aan het toepassen van een (verkoop)contract van de administratie van de werkmaatschappij die het inkoop item levert aan de relatie die de klantorder uitvoert. Na het toevoegen van inkoopitems van het type ‘contract’ en het aansluitend opslaan van de order, worden direct de orders conform contract toegevoegd waarmee voor de werkmaatschappij die de inkoopitems levert, direct de benodigde (verkoop)orders worden toegevoegd.

Facturatie van inkoopitems

De facturatie van inkoopitems betrokken van werkmaatschappijen zal moeten geschieden vanuit leverancier van de producten of diensten. Waar dit een externe leverancier betreft, zal de factuur als vanzelf volgen en kan het overzicht ‘Inkoop items’ worden gebruikt als controlemiddel.

Afb. Rapportage ‘Inkoop Items’

Waar dit een werkmaatschappij is, kan datzelfde overzicht worden gebruikt als basis voor een handmatig toe te voegen order/factuur. Wanneer bij inkopen contracten zijn toegepast, kunnen de geautomatiseerd verkregen orders op de gebruikelijke wijze worden afgehandeld.