Bij de inrichting van uw OMS zijn er, op uw verzoek, documenttemplates opgesteld. Deze zijn opgenomen in uw eigen omgeving. Het onderhoud van deze templates ligt volledig bij u als klant. Dit betekent dat u zelf verantwoordelijk bent voor het doorvoeren van wijzigingen, zoals aanpassingen van vaste teksten, briefpapier, logo’s of het toevoegen of wijzigen van variabelen.
Belangrijk: OMS bewaart geen versies van uw templates. Zorg daarom altijd voor een duidelijke interne procedure, bijvoorbeeld door medewerkers te verplichten om een kopie van het originele bestand te bewaren voordat wijzigingen worden doorgevoerd.
Document template aanpassen
Volg onderstaande stappen om vaste tekst op uw document template te wijzigen:
- Ga via het hoofdmenu naar:
Stamgegevens → Templates → Document templates. - Zoek het template dat u wilt aanpassen:
Gebruik hiervoor de zoekfunctie of filter op een categorie, zoals Factuur of Weegbon. - Klik op het potloodicoon naast het gewenste template om het te bewerken.
- Onderaan bij Download vindt u het huidige Word-template.
Klik op de bestandsnaam om het template te downloaden naar uw computer. - Maak altijd een kopie van het gedownloade bestand voordat u wijzigingen aanbrengt. OMS bewaart geen versies; u bent zelf verantwoordelijk voor het behoud van het origineel.
- Open het bestand in Word en breng de gewenste wijzigingen aan.
- Upload het gewijzigde bestand weer in OMS via de knop Bestand – Browse.
Variabelen toevoegen aan een template
Wilt u extra variabelen toevoegen aan uw template? Volg dan de volgende stappen:
- Ga naar het hoofdscherm van Document templates.
Klik op het “i”-icoontje (tussen de knoppen Voeg toe en Verwijder). - Het scherm Document Template Variabelen wordt geopend.
- Kies bovenin het juiste tabblad voor de gewenste document categorie (bijvoorbeeld Facturen of Weegbonnen).
- Kies de gewenste categorie. U ziet nu een overzicht van alle beschikbare variabelen voor dat documenttype.
- U ziet nu een overzicht van alle beschikbare variabelen voor dit documenttype.
- Kopieer de gewenste variabele en plak deze op de juiste plaats in uw Word-template.
Let op bij blokvariabelen: Sommige variabelen behoren tot een groep, bijvoorbeeld Certificaten op het weegbontemplate. Deze moeten geplaatst worden tussen een blokstart en -einde, zoals:
{#certificates} {certificate.code} {/certificates}
Briefpapier wijzigen in een template
Volg de volgende stappen indien uw briefpapier moet worden aangepast (bijvoorbeeld bij een huisstijl wijziging):
1. Download het gewenste template zoals hierboven beschreven.
2. Open het Word-bestand en vervang de afbeelding van het briefpapier.
3. Sla het bestand op (bij voorkeur als kopie).
4. Upload het gewijzigde bestand weer in OMS.
Heeft u vragen over het bewerken van documenttemplates? Neem dan gerust contact met ons op.
Let op: het onderhoud van de templates valt onder uw eigen verantwoordelijkheid.