Stap 1: 
Op de admin omgeving van OMS moet de module PO-nummer geactiveerd worden door OMS4Business. Dit kunnen klanten niet zelf. 

Stap 2: Email templates 
Maak via het hoofdmenu Stamgegevens – Templates een email template van het type PO-nummer aan. 

Stap 3: Instellingen bij Relatie 
Open in het hoofdmenu Relaties. Zoek en selecteer de juiste relatie. Hierdoor verschijnen de regelknoppen aan de rechterzijde. Door op het potloodje te klikken komt u in het Bewerk scherm. Kies nu het tabblad Financieel. Onderaan de pagina in het kolom Facturatie kunt u het vinkje “PO-nummer verplicht aanzetten.

Stap 4: Factuurlay-out 
In de factuur lay-out moet de speciale variabele ({invoice.poNr}) zijn opgenomen die het ingevoerde PO-nummer toont op de factuur. 

Stap 5: Conceptfactuur maken en versturen 
De uitgevoerde order kan via het hoofdmenu Order controle worden doorgezet naar “Gereed voor facturatie”. Na het genereren van de conceptfactuur is deze zichtbaar in het facturen overzicht, hiervoor moet wel bij status “Wacht op PO-nummer” geselecteerd worden. Hier staan alle conceptfacturen waarvoor een PO-nummer ingevuld moet worden.  

Selecteer de facturen en kies de knop “Met geselecteerd” om de mail te sturen met de aanvraag voor het PO-nummer. Hierna volgt het te kiezen e-mail template (die bij stap 1 is aangemaakt). 

Stap 6: Relatie kant 
De relatie ontvangt een mail met daarin een knop om PO-nummer in te vullen. 

Vervolgens komt u op een pagina waar de factuur kan worden gedownload, PO-nummer kan worden ingevuld en eventueel een document (bijv. inkoopbon) kan worden bijgevoegd. 

Stap 7: Factuur definitief maken 
In overzicht factureren kan nu bij de status conceptfacturen de factuur definitief gemaakt worden. De relatie krijgt dan de definitieve factuur met het ingevulde PO-nummer en de bijlagen in de e-mail. 

Stap 8:
Indien gewenst kan er ingesteld worden dat wanneer het PO-nummer nog niet ontvangen is er na een bepaald aantal dagen automatisch een herinnering wordt gestuurd. Dit kan via het submenu Instellingen – Financieel -Algemeen. “Verstuur PO-nummer herinnering na aantal dagen”

Hiervoor moet dan wel eerst een e-mail template “PO-nummer herinnering” worden aangemaakt. Zie hiervoor stap 2 en kies in dit geval bij type voor “PO-nummer herinnering”.